Ejercicio Ventana Power Point

Ordena numericamente los nombres de los  componentes de la ventana

Introducción a Power Point

PowerPoint es un potente programa con el que podrá crear presentaciones con diapositivas para utilizarlas cuando tenga que exponer en público o para su uso en cualquier tipo de presentación oral o escrita. Con PowerPoint conseguirá fácilmente unos resultados interesantes en el abordaje de los elementos multimedia. Conseguirá que sus presentaciones tengan un aspecto elegante sin demasiado esfuerzo utilizando en asistente de apariencia. Cuando termine podrá realizar sus diapositivas de 35 mm, imprimirla en transparencias o en papel o simplemente consultarla en la pantalla.

¿Qué es una presentación?

Una presentación es un conjunto de diapositivas y documentos que se presentan a una audiencia, notas para el orador y un esquema que sirve como resumen. Todo ello se almacena en un archivo. Cada página que crea en el espacio de trabajo de la pantalla constituye una diapositiva de la presentación. Cada presentación puede tener una sola página o cientos de ellas. En cada diapositiva podrá incluir textos, tablas, gráficos, dibujos e imágenes prediseñadas realizados en PowerPoint o en otras aplicaciones. Con todo ello creará un diseño con una apariencia y un formato determinado.

Las vistas de PowerPoint

En PowerPoint puede trabajar con cinco vistas diferentes para ir creando una presentación. Cada una de ellas proporciona diferentes perspectivas del trabajo que se está realizando y nos brinda posibilidades distintas. Se puede cambiar de vista utilizando los botones "Ver" de la parte inferior izquierda de la ventana de PowerPoint o por medio del menú Ver. Las dos vistas principales que se utilizan en PowerPoint son la vista Normal y la vista Clasificador de diapositivas. Para pasar de una vista a otra de una forma sencilla, simplemente haga clic en los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana de PowerPoint.





Vista Normal

La vista Normal contiene tres paneles: el panel de esquema, el panel de diapositivas y el panel de notas. Estos paneles permiten trabajar en todos los aspectos de la presentación desde un mismo lugar. El tamaño de los distintos paneles se puede ajustar arrastrando los bordes de los paneles.

Panel de esquema: Utilice el panel de esquema para organizar y desarrollar el contenido de la presentación. Puede escribir todo el texto de la presentación y reorganizar las listas con viñetas, los párrafos y las diapositivas.

Panel de diapositivas: En el panel de diapositivas se muestra el aspecto que tiene el texto en las diapositivas. Se pueden agregar gráficos, películas, sonidos, crear hipervínculos e incluir animaciones en diapositivas individuales.

Panel de notas: El panel de notas permite agregar notas del orador o información para compartirla con la audiencia. Si desea incluir gráficos en las notas, tendrá que agregar las notas en la vista Página de notas.

Estos tres paneles también se muestran al guardar la presentación como página Web. La única diferencia es que el panel de esquema muestra una tabla de contenido para que pueda desplazarse por la presentación.



Vista Esquema



Con esta vista sólo podrá ver los títulos y el texto principal de las diapositivas, en el formato típico de los esquemas. Esta es la mejor vista para tener una visión global de la presentación, organizarla y desarrollarla rápidamente comunicando todas las ideas que tenemos en la cabeza. En lugar de la barra de herramientas dibujo aparece la barra esquematización, que proporciona herramientas útiles para trabajar con esquemas. En la nueva versión de Powerpoint aparecen conjuntamente con el panel de Esquema el panel de diapositivas en miniatura y el panel de notas, muy similar a la Vista Normal.



Vista clasificador de diapositivas



La vista Clasificador de diapositivas muestra, al mismo tiempo, todas las diapositivas de la presentación en miniatura. De esta forma resulta fácil agregar, eliminar y mover diapositivas, incluir intervalos y seleccionar transiciones animadas para pasar de una diapositiva a otra. También puede obtener una vista previa de las animaciones de varias diapositivas seleccionando las diapositivas que desea ver y haciendo clic en Vista previa de la animación en el menú Presentación. En cualquier momento durante la creación de una presentación puede iniciar la presentación con diapositivas y obtener una vista previa haciendo clic en Presentación con diapositivas.



Vista Diapositiva

En esta vista, similar a la de la versión anterior, aunque con un nuevo panel (esquema), podrá crear y examinar, en el panel de diapositivas, la diapositiva con el aspecto que verdaderamente tiene, hacer modificaciones en el texto, agregar gráficos, películas, sonidos, crear hipervínculos e incluir animaciones en diapositivas individuales.



Ver las notas para el orador
Podrá ver las notas para el orador si las utilizaba como en la versión anterior de Powerpoint seleccionando en el menú Ver la opción Página de notas, donde aparecerá una página donde podremos introducir el texto que servirá de guía a la persona que realizará en público la presentación creada, bien para todas las diapositivas o para algunas. Cada página se divide en dos partes: la superior donde se reproduce la diapositiva y que se puede manipular igual que en la vista diapositiva, y en la inferior, que resulta ser un espacio dedicado para las notas referentes a la diapositiva de la parte superior. Las barras de herramientas que proporciona son las mismas que la vista de diapositiva: estándar, formato y dibujo.



Vista presentación con diapositivas
En esta vista podrá ver las diapositivas ocupando la pantalla completa de su equipo en la secuencia que estableció, con los efectos de transición correspondientes y a los intervalos que fijó en el clasificador de diapositivas. Con esta vista se puede observar todas las diapositivas al 100% de su escala y observar los distintos efectos programados. Esta vista utiliza la pantalla completa y tiene como único objetivo la visualización de la presentación. No incluye ni barras de herramientas, ni menús, ni ningún otro elemento.

Crear una presentación


Para crear una prsentación lo primero que debe hacer es abrir un archivo en blanco. Para ello haga clic en el icono de PowerPoint y nos mostrará una pantalla que presenta varias opciones:


Agregar texto

La mayoría de las veces, la manera más sencilla de agregar texto a una diapositiva es escribirlo directamente en cualquier marcador de posición de la diapositiva. Cuando desee agregar texto fuera de un marcador de posición o una forma, por ejemplo, para agregar un título o llamadas a los gráficos, puede utilizar la herramienta Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo. Para agregar texto que no se ajuste automáticamente, como por ejemplo un título, haga clic en la herramienta, haga clic en el lugar en que desee agregar el texto y comience a escribir. Para agregar texto que se ajuste automáticamente, haga clic en el lugar en que desee agregar el texto y comience a escribir.

Para agregar texto a una autoforma, haga clic en la forma y escriba el texto. El texto se adjunta a la forma, y se mueve y gira con ella según la forma se mueva o gire. Puede agregar texto a la mayoría de las autoformas, excepto a las líneas, conectores y formas libres.

Agregar o cambiar una autoforma

PowerPoint incorpora un conjunto de formas creadas previamente para usar en las presentaciones. Las formas se pueden cambiar de tamaño, girar, voltear, colorear y combinar con otras para crear formas más complejas. Muchas de ellas tienen un controlador de ajuste que puede utilizarse para cambiar las características más notables de una forma. Por ejemplo, se puede cambiar el tamaño de la punta de una flecha. El menú Autoformas de la barra de herramientas Dibujo contiene varias categorías de formas entre las que se encuentran líneas, conectores, formas básicas, cintas y estrellas, elementos de diagramas de flujo y llamadas.

Se puede agregar texto a las autoformas simplemente haciendo clic en la forma y escribiendo. El texto que se agrega se incorpora a la forma; si ésta se gira o se voltea, el texto gira o se voltea con ella.

Agregar texto a una autoforma

Seleccione cualquier forma, excepto una línea, conector o forma libre, y comience a escribir. El nuevo texto se agrega a continuación del texto existente.

Nota: El texto se adjunta al objeto y es tratado como parte del mismo. Si no desea adjuntar el texto, utilice la herramienta Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo para insertar el texto.

Guardar una presentación

Puede guardar la presentación en la que esté trabajando (tanto si es nueva como si se guardó anteriormente), así como una copia de la misma con un nombre diferente o en otra ubicación. También podrá guardar cualquier presentación en formato HTML, lo que le permitirá verla y utilizarla en Internet. Puede guardar una presentación de manera que, siempre que la abra, se inicie como una presentación con diapositivas.

Asimismo, podrá guardar una presentación en un sitio FTP de Internet siempre y cuando tenga una cuenta de Internet a través de un proveedor de servicios, o bien guardarla en la intranet de su organización en caso de contar con privilegios para guardar en un sitio FTP.

PowerPoint guardará automáticamente las presentaciones en caso de que el programa quede bloqueado (deje de responder) o se produzca un corte de electricidad, con lo que podrá recuperarlas. Los cambios que efectúe quedan guardados en un archivo de recuperación, según la configuración del intervalo de guardar especificado en Autorrecuperar. Como el archivo de recuperación queda automáticamente eliminado al guardar o cerrar una presentación, no debe utilizarse Autorrecuperar para sustituir el método normal de guardar las presentaciones.

Cambiar el aspecto del texto

Seleccione el texto que desee modificar.

En el menú Formato, haga clic en Fuente.

Seleccione las opciones que desee.

Si desea obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, a continuación, en la opción.

Agregar líneas

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Autoformas, señale Líneas y, a continuación, haga clic en el estilo de línea que desee.

Arrastre para trazar la línea.

Para limitar la línea a un trazado de ángulos de 15 grados desde su punto inicial, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras arrastra.

Para alargar la línea en dirección opuesta al primer extremo, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Formas libres y curvas

El menú Autoformas de la barra de herramientas Dibujo incluye varias categorías de herramientas. En la categoría Líneas, podrá utilizar las herramientas Curva, A mano alzada y Forma libre para dibujar líneas y curvas, así como formas que combinen líneas y curvas. Si desea que un objeto tenga el aspecto de haber sido dibujado con un lápiz, utilice la herramienta A mano alzada. La forma resultante se asemejará a lo que haya dibujado en pantalla. Utilice la herramienta Forma libre cuando desee una forma más refinada, como por ejemplo sin líneas irregulares ni cambios drásticos de dirección.

Si desea trazar curvas con mayor control y precisión, utilice la herramienta Curva. Para cambiar la forma básica de una curva o forma libre moviendo, quitando y agregando vértices, haga clic en Modificar puntos en el menú Dibujo (barra de herramientas Dibujo).

Es posible realzar el aspecto de las formas libres y de las curvas, al igual que lo haría con las autoformas; por ejemplo, puede agregar color o una trama, cambiar el estilo de la línea, voltearlas o girarlas, así como agregar texto. No obstante, no podrá convertir una forma libre o una curva en una autoforma.

Agregar un círculo, un cuadrado u otra autoforma

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Autoformas, señale una categoría y después haga clic en la forma que desee.

Para insertar una forma con un tamaño predefinido, haga clic en la diapositiva.

Para insertar un tamaño diferente, arrastre la forma hasta alcanzar el tamaño deseado. Para mantener la relación entre el ancho y el alto de la forma, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras la arrastra.

Agrupar, desagrupar y reagrupar objetos

La agrupación de objetos consiste en combinarlos, de manera que sea posible trabajar con ellos como si fueran un solo objeto. Es posible voltear, girar, cambiar el tamaño o la escala de todos los objetos de un grupo como si se tratase de una sola unidad. También se pueden cambiar los atributos de todos los objetos de un grupo simultáneamente; por ejemplo, puede modificar el color de relleno o agregar un sombreado a todos los objetos del grupo.

Agrupar objetos:

Seleccione los objetos que desee agrupar.

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en Agrupar.

Desagrupar objetos

Seleccione el grupo que desee desagrupar.

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en Desagrupar.

Eliminar una diapositiva

Seleccione la diapositiva que desee eliminar.

En el menú Edición, haga clic en Eliminar diapositiva.

Sugerencia: Para eliminar de una sola vez varias diapositivas, pase a vista Clasificador de diapositivas o Esquema. Mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras hace clic en las diapositivas y, a continuación, haga clic en Eliminar diapositiva.

Formas de insertar imágenes en una presentación

PowerPoint incorpora su propia colección de imágenes en Galería de imágenes. Esta galería incluye una amplia variedad de imágenes prediseñadas que le ayudarán a ilustrar las presentaciones con imágenes de diseño profesional. Allí encontrará desde mapas hasta imágenes humanas, y desde edificios hasta fondos panorámicos.

Puede seleccionar una imagen haciendo clic en Insertar imagen prediseñada y, a continuación, en las fichas Prediseñada o Imagen. La Galería de imágenes incluye una práctica función Buscar que le ayudará a encontrar las imágenes más adecuadas para la presentación. Incluye asimismo un sistema de Ayuda, donde encontrará información acerca de cómo agregar sus propias imágenes a la Galería, cómo mantenerla actualizada y cómo personalizarla a la medida de sus necesidades. Para utilizar la función Buscar u obtener ayuda, haga clic en Buscar o en Ayuda en la ficha Prediseñada o Imagen.

También podrá utilizar el comando Autoimagen en el menú Herramientas, que busca conceptos en la presentación y, a continuación, sugiere imágenes de la Galería de imágenes que podría utilizar para expresar sus ideas.

Además, podrá insertar imágenes y fotografías procesadas con escáner, denominadas imágenes o gráficos importados, desde otros programas y lugares. Para insertar una imagen desde otro programa, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en Desde archivo. Una vez seleccionada la imagen, aparecerá la barra de herramientas Imagen, que contiene herramientas que podrá utilizar para recortar o cambiar el color de la imagen, agregarle un borde y ajustar su brillo y contraste. Para insertar una fotografía procesada con escáner, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en Desde escáner. La imagen aparece en Microsoft Photo Editor, un programa que puede usar para modificar la imagen.

Existen dos tipos de imágenes: mapas de bits, que no pueden desagruparse, e imágenes como metarchivos que sí pueden desagruparse, convertirse en objetos de PowerPoint y, a continuación, modificarse con las herramientas de dibujo de PowerPoint. La mayoría de las imágenes prediseñadas aparecen en formato de metarchivo. Para desagrupar y convertir una imagen prediseñada en objeto de PowerPoint, selecciónela y, a continuación, haga clic en Desagrupar en el menú Dibujo. Entonces podrá modificarla como lo haría con cualquier otro objeto dibujado. Por ejemplo, podrá insertar la imagen de una persona, desagruparla, cambiar el color de su vestimenta y, a continuación, agregar la imagen modificada a otra imagen prediseñada.



Objetos

Los objetos son los elementos básicos de construcción en PowerPoint. Se podría decir que cada uno de los elementos de una diapositiva es un objeto: las líneas, arcos, formas, texto, gráficos, imágenes, todos ellos se consideran objetos. La ventaja es que los objetos se pueden manipular. La forma de manipulación de cada objeto depende de su tipo. La manipulación se realiza a través de los cuadros de ajuste, que son pequeños cuadrados que rodean a los objetos.

Insertar un organigrama

En la vista Diapositiva, muestre la diapositiva a la que desea agregar un organigrama.

En el menú Insertar, seleccione Imagen y después haga clic en Organigrama.

Use las herramientas y menús de Organization Chart para diseñar el gráfico.

Para obtener ayuda para crear un gráfico, haga clic en Contenido en el menú de ayuda de Organization Chart. Para volver a PowerPoint, haga clic en Salir y volver a Presentación en el menú Archivo de Organization Chart.

Insertar una ecuación

En la vista Diapositiva, muestre la diapositiva a la que desea agregar una ecuación.

En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

En la lista Tipo de objeto, haga clic en Microsoft Equation 3.0.

Utilice las herramientas y menús del Editor de ecuaciones para crear la ecuación.

Para obtener ayuda para crear una ecuación, haga clic en Temas de Ayuda del Editor de ecuaciones en el menú de ayuda del Editor de ecuaciones.

Haga clic fuera de la ecuación para volver a PowerPoint.

Agregar o modificar un efecto especial de texto

Es posible agregar un efecto especial de texto utilizando la herramienta WordArt de la barra de herramientas Dibujo. También se puede crear texto sombreado, oblicuo, girado y alargado, así como un texto que se ajuste a unos bordes definidos previamente. Dado que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo, también puede utilizar las herramientas de la barra de herramientas Dibujo para cambiar el efecto, por ejemplo, llenar un efecto de texto con una imagen. La herramienta WordArt sustituye al programa WordArt, aunque aún dispondrá de este programa en su equipo si tiene instalado un programa anterior de Microsoft que lo contenga, como Office o Publisher 95.

Recuerde que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo y no es tratado como texto. No podrá ver el efecto del texto en la vista Esquema, ni revisar la ortografía como lo haría con un texto normal.

Crear un objeto vinculado o incrustado desde un archivo existente

Haga clic en la presentación en la que desee insertar el objeto vinculado o el objeto incrustado.

En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

Haga clic en Crear desde archivo.

En el cuadro Archivo, escriba el nombre del archivo a partir del cual desee crear un objeto vinculado o incrustado, o bien haga clic en Examinar para seleccionarlo de una lista.

Para crear un objeto vinculado, seleccione la casilla de verificación Vínculo.

Si no selecciona la casilla de verificación Vínculo, se creará un objeto incrustado.

Para mostrar el objeto vinculado o incrustado como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.

Girar o voltear un objeto

Es posible girar un objeto hacia la derecha o hacia la izquierda 90 grados o situarlo en cualquier otro ángulo. También puede voltearlo horizontal o verticalmente. Podrá optar por girar o voltear un solo objeto, un conjunto o un grupo de objetos. Si gira o voltea una autoforma que tenga texto adjunto, dicho texto girará o se volteará con la forma.

Girar un objeto a cualquier ángulo

Seleccione el objeto que desee girar.

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Girar libremente.

Arrastre una esquina del objeto hacia la dirección en que desee girarlo.

Haga clic fuera del objeto para ver el giro.

Duplicar un objeto

Haga clic en el objeto que desee duplicar.

En el menú Edición, haga clic en Duplicar.

Agregar o cambiar un relleno

Es posible rellenar objetos con colores sólidos o degradados (sombreados), un entramado, una textura o una imagen. Cada vez que se rellena un objeto, el nuevo relleno sustituye al antiguo. Si cambia el relleno de un objeto, podrá fácilmente restablecer el relleno predeterminado.

Agregar una sombra a un objeto

Seleccione el objeto al que desee agregar una sombra.

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Sombra y, a continuación, en la opción que desee.



Crear tablas
Se pueden crear tablas de dos maneras en PowerPoint. Puede crear una tabla sencilla, por ejemplo una que tenga el mismo número de filas y columnas, o bien puede utilizar la función Dibujar tabla para crear una tabla más compleja, por ejemplo una que contenga celdas de diferente alto o filas con un número distinto de columnas. Además, puede insertar una tabla de Word si desea obtener funciones de formato más específicas.



Crear una plantilla

PowerPoint incluye dos tipos de plantillas: plantillas de diseño y plantillas de contenido. Las plantillas de diseño contienen formatos prediseñados y combinaciones de colores que puede aplicar a cualquier presentación para darle una apariencia personalizada. Las plantillas de contenido contienen formatos y combinaciones de colores como las plantillas de diseño, además de sugerencias de contenido para temas específicos.

Puede modificar cualquier plantilla para que se ajuste a sus necesidades, o bien puede crear una nueva plantilla según una presentación ya existente. Si crea una plantilla según una presentación existente, todos los textos, gráficos y diapositivas de esa presentación aparecerán en la nueva plantilla. Será necesario que elimine todas las partes de la presentación que no desea que aparezcan cada vez que utilice la plantilla.

Crear una plantilla de diseño

Abra una presentación existente o utilice una plantilla de diseño para crear una presentación como base para su nueva plantilla de diseño.

Modifique la plantilla para que se ajuste a sus necesidades.

Por ejemplo: cambie la combinación de colores o utilice el patrón de diapositivas para modificar los elementos del fondo o la apariencia de las fuentes.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Escriba un nombre para su plantilla de diseño y, a continuación, haga clic en Plantillas de presentación en el cuadro Guardar como tipo.

Puede guardar su nueva plantilla de diseño en una de sus carpetas o guardarla con las demás plantillas de diseño en la carpeta Diseños de presentación.

Crear una plantilla de contenido

En el menú Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, en la ficha Presentaciones.

Abra la presentación que contiene el tema apropiado.

Modifique la plantilla para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo: sustituya el contenido sugerido, modifique la combinación de colores, aplique una plantilla de diseño diferente o utilice el patrón de diapositivas para modificar los elementos del fondo.

En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

En la carpeta Office, abra la carpeta Plantillas y, a continuación, abra la carpeta Presentaciones.

Haga clic en Plantillas de presentación en el cuadro Guardar como tipo.

Escriba un nombre para la nueva plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar.

El Patrón de diapositivas

El Patrón de dispositivas es la diapositiva que contiene el formato del título, el texto y los elementos de fondo que desea mostrar en todas las diapositivas de la presentación. Cualquier modificación que haga en cualquier elemento o atributo del Patrón se reflejará inmediatamente en el resto de las diapositivas que sigan el Patrón.

El Patrón resulta muy útil para definir elementos comunes de cada diapositiva sin necesidad de tenerlo que hacer de forma individual en cada una de ellas. Así, definiendo el Patrón una sola vez se aplicarán todos los elementos definidos a todas las diapositivas de la presentación. Con la ventaja adicional de que el Patrón puede modificarse en cualquier momento.

Con este Patrón podrá establecer en las diapositivas los siguientes elementos:

El título patrón, establece un título que se repetirá en todas las diapositivas de su presentación y el formato en el que se presentará, es decir, tipo de letra, tamaño, color, alineación, tipo de relleno, línea y sombreado de la letra y el lugar que ocupará la diapositiva.

El texto patrón, establece el estilo de los textos de todas las diapositivas y su formato. Contiene en su interior cinco niveles jerárquicos.

El pie patrón, establece la fecha, el pie y el número de página que se incluirá en la diapositiva.

Los elementos de fondo establecen los objetos que aparecen en el fondo de la diapositiva (normalmente logotipos u otras imágenes), la fecha, la hora, la página, etc., así como sus atributos.

Para modificar el patrón de diapositivas haga clic en el menú Ver, elija Patrón y después seleccione Patrón de diapositivas.

Agregar, cambiar o quitar una viñeta

Una vez creado el texto con viñetas, podrá modificar el aspecto de las mismas, por ejemplo, la forma, el tamaño o el color, así como la distancia entre las viñetas y el texto. Para cambiar una viñeta, debe seleccionar el texto asociado a la misma, ya que no es posible seleccionar la viñeta aislada.

Para modificar la configuración predeterminada de viñetas, realice los cambios en el patrón de diapositivas.

Cambiar el color de fondo de una diapositiva

En la vista Diapositiva, haga clic en Fondo en el menú Formato.

Bajo Relleno de fondo, haga clic en la flecha abajo.

Para cambiar a un color de la combinación de colores, haga clic en uno de los ocho colores que aparecen debajo de Automático.

Para cambiar a un color que no aparece en la combinación de colores, haga clic en Más colores. Haga clic en el color que desee en la ficha Estándar, o bien haga clic en la ficha Personalizado para mezclar su propio color y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para volver al color de fondo predeterminado, haga clic en Automático.

Para aplicar el cambio a la diapositiva actual, haga clic en Aplicar.

Para aplicar el cambio a todas las diapositivas y al patrón de diapositivas, haga clic en Aplicar a todo.

Crear notas del orador y documentos

Puede crear páginas de notas a medida que vaya preparando la presentación y, más tarde, utilizarlas como notas de orador durante la presentación. También puede crear documentos de las diapositivas para el público.

Por otra parte, podrá enviar las notas e imágenes de diapositivas a Word, utilizando las características de Word para realzar su aspecto, o bien enviarlas allí para convertirlas en punto inicial de un documento más detallado, como por ejemplo un manual para el aprendizaje

Formas de imprimir una presentación

Podrá imprimir la presentación íntegra: las diapositivas, el esquema, las notas del orador y los documentos para el público, en color o en blanco y negro. Independientemente de lo que imprima, el proceso es básicamente el mismo. Abra la presentación que desee y alija si desea imprimirla en forma de diapositivas, de documento, de páginas de notas o de esquema. A continuación, identifique las diapositivas que desee imprimir y el número de copias.

A partir de las diapositivas preparadas, podrá crear transparencias en color o en blanco y negro, o bien diapositivas de 35 mm utilizando una filmadora de autoedición o creando un archivo para una oficina de imprenta. Al imprimir documentos para el público, podrá imprimir una, dos, tres o seis diapositivas por página; además, podrá utilizar el comando Microsoft Word del comando Enviar a (menú Archivo) y, a continuación, utilizar Word para imprimir otras variaciones de diseño.

Si utilizó Notas de la reunión para tomar notas o para registrar elementos de acción durante una presentación, podrá imprimir las actas y los elementos de acción como documento de Word. También podrá agregar automáticamente las actas a las páginas de notas que haya creado.

Imprimir determinados documentos, diapositivas, páginas de notas o de esquema:

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

En el cuadro Imprimir, haga clic en el elemento que desee imprimir.

En Intervalo de impresión, introduzca los números de diapositiva o de página que desee imprimir dentro del cuadro situado junto a Diapositivas.

Crear documentos para distribuir

En el menú Ver, señale Patrón y, a continuación, haga clic en Patrón de documentos. Para mostrar la vista del diseño que desea, haga clic en los botones de la barra de herramientas Patrón de documentos.

Agregue todos los elementos que desee al patrón de documentos: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o el número de página. Los elementos que agregue aparecerán sólo en los documentos; el patrón de diapositivas no sufrirá ningún cambio.

En la barra de herramientas Patrón, haga clic en Cerrar.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

En el cuadro Imprimir, haga clic en los números de las diapositivas que desee incluir en el documento y, a continuación, en Aceptar.

Agregar transiciones a una presentación con diapositivas

En la vista Diapositiva o Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva o diapositivas a las que desee agregar una transición.

En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva.

En el cuadro Efecto, haga clic en la transición elegida y, a continuación, seleccione las demás opciones que desee.

Para aplicar la transición a la diapositiva seleccionada, haga clic en Aplicar.

Para aplicar la transición a todas las diapositivas, haga clic en Aplicar a todas.

Para ver las transiciones, haga clic en Presentación con diapositivas.

Animar texto y objetos

En la vista Diapositiva, muestre la diapositiva que contenga el texto o los objetos que desee animar.

En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación y, a continuación, en la ficha Intervalo.

En Objetos de diapositiva sin animación, seleccione el texto u objeto que desee animar y haga clic en Animar.

Para iniciar la animación haciendo clic en el texto u objeto, haga clic en Al hacer clic con el mouse. Para iniciar la animación automáticamente, haga clic en Automáticamente y después introduzca el número de segundos que desee que transcurran entre la animación anterior y la actual.

Haga clic en la ficha Efectos. Si está animando un gráfico creado en Microsoft Graph, haga clic en la ficha Efectos de gráficos.

En Animación y sonido de entrada, seleccione las opciones que desee. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y después en la opción.

Repita los pasos del 3 al 6 por cada objeto que desee animar. Puede hacer clic en el botón Vista previa para ver cómo funcionan las animaciones.

Sugerencias:

Una manera rápida de crear animaciones básicas consiste en seleccionar el objeto que desea animar (en la vista Diapositiva), hacer clic en el menú Presentación, señalar Preestablecer animación y después hacer clic en la opción que desee.

Para obtener una vista previa de animaciones en la vista Diapositiva, haga clic en Vista previa de la animación en el menú Presentación. La animación se reproduce en la diapositiva en miniatura que aparece. Para volver a reproducir la animación, haga clic en la diapositiva en miniatura.

Cambiar el orden de los objetos animados de la diapositiva

En la vista Diapositiva, muestre la diapositiva cuyo orden desee cambiar.

En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación.

En Orden de animación, seleccione el objeto que desea cambiar y después haga clic en una de las flechas para mover el objeto arriba o abajo en la lista.

Repita el proceso para cada objeto cuyo orden desee cambiar.

Guías de diseño de presentaciones con diapositivas

Al realizar una presentación con diapositivas, es el contenido el que debe centrar la atención de los espectadores. Seguramente deseará que las herramientas utilizadas, como las animaciones y transiciones, sirvan para resaltar sus argumentos, y no para llamar la atención del público hacia los efectos especiales.

Si su público lee de izquierda a derecha, diseñe diapositivas animadas para que los argumentos se desplacen hacia la izquierda. Entonces, para hacer hincapié en un elemento específico, intente hacer que se desplace desde la derecha. El cambio atraerá la atención del público y reforzará el contenido.

El mismo principio es válido para el sonido. Unas notas ocasionales de música o de sonido durante una transición o una animación atraerán la atención del público hacia la presentación. Sin embargo, el uso frecuente de los efectos de sonido podrá tener el efecto de que los presentes se distraigan y no capten el contenido.

También el ritmo de la presentación influye en la respuesta del público: proyectar las diapositivas con excesiva rapidez cansará al público, y hacerlo con lentitud les aburrirá. Podrá utilizar las características de PowerPoint para ensayar el ritmo antes de realizar la presentación.

Durante el ensayo, no olvide comprobar el efecto visual de las diapositivas. Demasiado texto o imágenes pueden distraer al público. Si observa que ha utilizado demasiado texto, intente convertir una diapositiva en dos o en tres y, a continuación, aumente el tamaño de la fuente del texto.

Configurar una presentación con diapositivas para que se repita el ciclo continuamente

En el menú Presentación, haga clic en Configurar presentación.

Active la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar 'Esc'.

Sugerencia: Si desea una presentación con diapositivas automática (por ejemplo, en una exposición de una feria) haga clic en Examinada en exposición (pantalla completa) en el cuadro de diálogo Configurar presentación. Con ello la presentación con diapositivas se mostrará una y otra vez y se evitará que los usuarios puedan cambiarla.

Establecer manualmente los intervalos para la presentación de diapositivas

En la vista Diapositiva o Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva o diapositivas cuyos intervalos desee establecer.

En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva.

Bajo Avanzar, haga clic en Automáticamente después de y, a continuación, introduzca el número de segundos que desee que la diapositiva aparezca en pantalla.

Para aplicar el intervalo a las diapositivas seleccionadas, haga clic en Aplicar. Para aplicar el intervalo a todas las diapositivas, haga clic en Aplicar a todas.

Repita el proceso para cada diapositiva cuyo intervalo desee establecer.

Para ver los intervalos, haga clic en Presentación con diapositivas.

Agregar o cambiar el número de la diapositiva, la fecha, la hora o el texto del pie de página

Podrá utilizar los encabezados y pies de página para la información común de las diapositivas, como fecha y hora de presentación, el número de diapositiva o de página, o la ocasión de la presentación. Una vez agregada la información al encabezado o al pie de página, podrá cambiar el aspecto o la posición de los mismos en las diapositivas, páginas de notas, documentos y diseños modificando los patrones correspondientes.

Si no desea agregar información en las áreas del encabezado o del pie de página, podrá insertar la fecha, la hora o el número de diapositiva en cualquier parte de la diapositiva.

Agregar o cambiar la fecha, la hora, el número de la diapositiva o el texto del pie de página

En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.

Para agregar la información a las diapositivas, haga clic en la ficha Diapositiva. Para agregar la información a páginas de notas y documentos, haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.

Seleccione las opciones que desee.

Para agregar la información sólo a la diapositiva actual, haga clic en Aplicar.

Para agregar la información a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en Aplicar a todas.

Sugerencia: Para agregar el número de diapositiva, la fecha o la hora en cualquier lugar de una diapositiva individual, utilice los comandos Fecha y hora o Número de diapositiva del menú Insertar.

Cambiar la posición o la apariencia de un encabezado o un pie de página

En el menú Ver, señale Patrón y, a continuación, haga clic en el patrón que desee cambiar.

Seleccione el encabezado o el pie de página y, a continuación, arrástrelo hasta su nueva posición, o bien cambie sus atributos de texto.

Los cambios que efectúe en el patrón de documentos también aparecerán cuando imprima la presentación en vista Esquema.

Agregar música, sonidos y vídeos

PowerPoint incluye música, sonidos y vídeos que podrá reproducir durante las presentaciones. Encontrará algunos sonidos, como el de aplausos o el de la máquina de escribir, en la barra de herramientas Efectos de animación. En la Galería de imágenes encontrará otros sonidos, así como piezas de música y vídeos. Para utilizar la Galería de imágenes, señale Películas y sonidos en el menú Insertar y, a continuación, haga clic en Película de la Galería o en Sonido de la Galería.

Podrá insertar un clip de música, de sonido o de vídeo en cualquier lugar de la diapositiva que desee para reproducirlo durante una presentación con diapositivas. El sonido o el vídeo están predeterminados para comenzar a reproducirse al hacer clic en sus respectivos iconos durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar el clip o para agregarle un hipervínculo, haga clic en Configuración de la acción en el menú Presentación.

También podrá agregar efectos de animación y cambiar la configuración de reproducción haciendo clic en Personalizar animación en el menú Presentación. Por ejemplo, podrá configurar un sonido o un vídeo para que se reproduzcan automáticamente en una secuencia de animación.

Los sonidos, la música y los vídeos quedan insertados como objetos de PowerPoint. No obstante, si desea reproducir un sonido o un vídeo como objeto del Reproductor de medios, haga clic en Objeto en el menú Clip multimedia. Este método utiliza el Reproductor de medios, instalado con Windows 95, para reproducir el sonido o el vídeo. El Reproductor de medios reproduce archivos de multimedia y controla diversos dispositivos de reproducción, como los de discos compactos y de vídeo. Si desea más información acerca del Reproductor de medios, utilice la Ayuda del Reproductor de medios.

Para reproducir música, sonido y vídeos en su equipo, deberá utilizar equipos especiales. Para saber qué tiene instalado y qué configuración utilizar, compruebe las categorías Multimedia y Sonidos del Panel de control de Windows.

Especificar una diapositiva para que quede oculta durante una presentación con diapositivas

En la vista Diapositiva, haga clic en Ocultar diapositiva en el menú Presentación.

En la vista Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar diapositiva.

Sobre el número de diapositiva aparecerá un signo "nulo".

Opciones de impresión

Si deseamos imprimir la presentación haremos clic en menú Archivo y elegimos imprimir, nos aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro es donde tiene que indicar qué es lo que quiere imprimir, cuántas copias y dónde quiere imprimirlo.

En el cuadro Imprimir hay distintas opciones, la que aparece seleccionada es Diapositivas. Si hace clic en la fecha hará que se desplieguen todas las demás opciones: Documentos (con dos diapositivas por página), Documentos (con tres por página), Documentos (con seis por página), Páginas de notas y Modo de ver esquema. En Número de copias es donde debe indicar el número de copias de la presentación que desea. La opción por defecto es 1. Si quiere imprimir varios juegos de su presentación marque la opción Intercalar. Así, si quiere cinco copias de su presentación obtendrá cinco juegos consecutivos desde la primera diapositiva hasta la última. Si no marca esta opción obtendrá cinco diapositivas 1, después cinco diapositivas 2 y así sucesivamente.

Orden: Cuando imprima más de una diapositiva por página, elija entre imprimir las diapositivas horizontal o verticalmente en el documento.

Imprimir selección: Imprime únicamente la selección actual. Sólo está disponible cuando hay algún elemento seleccionado en la presentación.

En el cuadro Intervalo de impresión se especifica las diapositivas que se quieren imprimir. Por defecto aparece la opción Todo.

Blanco y negro es una opción que imprime la presentación de color utilizando sólo blanco y negro y ajustando las tramas de forma coherente respecto a los originales.

Podemos igualmente elegir la opción Escala de grises si vamos a imprimir un documento a color con tinta negra y queremos que el programa convierta cada color a su escala en gris.

Enmarcar dispositivas: Agrega un fino marco alrededor del borde de las diapositivas, documentos y páginas de notas impresas.

Ajustar al tamaño del papel: Reduce o amplía las imágenes de diapositivas para llenar la página impresa. Esta casilla sólo afecta a la impresión, no cambia las dimensiones de las diapositivas en la presentación.

Imprimir diapositivas ocultas: Imprime las diapositivas ocultas junto con el resto del trabajo de impresión. Esta casilla sólo está disponible si la presentación contiene diapositivas ocultas.

Una vez que haya establecido las páginas que quiera imprimir podrá decidir con qué aspecto lo quiere imprimir: como diapositiva, con sus notas, los documentos para los asistentes o el esquema. Cuando haya finalizado las opciones haga clic en Aceptar.



Publicar una presentación o un archivo HTML en el Web



Para asegurarse de que la presentación tiene la apariencia que desea en el explorador Web, obtenga una vista previa de la presentación como página Web antes de publicarla.

1. Abra o cree la presentación o página Web que desea publicar en el Web.

2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la página Web.

4. En la lista de carpetas, seleccione una ubicación para la página Web.

Obtenga información sobre ubicaciones para guardar en Web.

5. Para cambiar el título de la página Web (el texto que aparece en la barra de título del explorador Web), haga clic en Cambiar título, escriba el nuevo título en el cuadro Título de la página y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Publicar.

7. Seleccione las opciones que desee.

Para obtener Ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, a continuación, haga clic en la opción.

8. Para seleccionar opciones adicionales de formato y visualización de página Web, haga clic en Opciones Web, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Publicar.

Sugerencia: Para ver qué aspecto tiene la presentación Web publicada en el explorador, active la casilla de verificación Abrir la página Web publicada en un explorador en el cuadro de diálogo Publicar como página Web.